Décret portant création des paieries auprès des missions diplomatiques et consulaires du Tchad à l’étranger

Article 1 : Il est créé auprès des Missions Diplomatiques et Consulaires du Tchad à l’étranger des postes comptables dénommés Paieries, relevant du Ministère des Finances et de l’Informatique.

Article 2 : Le domaine de compétence de ces Paieries concerne les opérations des recettes et des dépenses :

A - RECETTES

• Les payeurs effectuent des recettes propres à chaque poste diplomatique ou consulaire et prennent en charge dans leurs écritures, tout titre de valeur reçu du Trésor Public et les timbres fiscaux en dépôt à la Mission Diplomatique ou Consulaire.
• Les timbres, étant considérés comme des espèces, figurent dans leurs encaisses et leur vente ne donne lieu à aucune écriture.
• Ils peuvent recevoir toutes les recettes destinées au Trésor (impôts, reversement…).
• Les recettes autres que celles provenant de la vente des timbres donnent lieu à la remise d’une quittance à la partie versante extraite du quittancier à souche du poste comptable.
• Ces quittances uniques par poste comptable sont fournies et paraphées par le Trésorier Général.

B - DEPENSES

1. Avant Ordonnancement

a) Sur ordre écrit du Chef de Mission intéressé, toutes les dépenses concernant le fonctionnement de la Mission et pour lesquelles les autorisations de dépenses ont été reçues.

b) Sur ordre du Ministre des Finances et de l’Informatique, visé par le Ministre des Affaires Etrangères, toutes les dépenses pour lesquelles aucun crédit n’a été ouvert à la Mission mais qui comporte pourtant une imputation définitive sur les crédits inscrits au budget.

• Chaque paiement avant ordonnancement donne lieu à l’émission d’un ordre de paiement, émis dans une série ininterrompue de numéros pour l’année en cours, arrêté en toute lettre et signé par le Chef de Mission.
• Cet ordre de paiement doit être acquitté par le créancier ou à défaut comporter les références du chèque ayant servi au paiement.

2. Après Ordonnancement

Les dépenses ayant fait l’objet d’un titre régulier de paiement assigné payable sur les caisses, émis par les Ordonnateurs de divers budgets ou comptes gérés par la Trésorerie Générale. Avant paiement, ces titres doivent obligatoirement avoir été revêtus de la mention d’assignation par le Trésorier Général.

Article 3 : Il est donc formellement interdit d’engager les dépenses sur les sommes encaissées.

Toutefois en cas de nécessité impérieuse de service ou pour des raisons d’Etat, le Chef de Mission peut sur autorisation préalable du Ministre des Finances, imputer exceptionnellement une dépense ou procéder au prélèvement sur ces sommes.

Article 4 : Seule la Trésorerie Générale est habilitée à mettre en place les titres de valeur en accord avec les Services Financiers du Ministère des Affaires Etrangères.

Les états de répartition des titres de valeur sont donc certifiés par les deux (2) services.

Aucune Mission Diplomatique ou Consulaire n’est autorisée à faire imprimer un titre de valeur.

Article 5 : Les opérations comptables de ces postes sont centralisées par le Trésorier Général qui les intègre dans sa comptabilité.

A cet effet, un compte de liaison avec les paieries sera ouvert dans la nomenclature comptable au niveau de la Trésorerie Générale.

Article 6 : Sur proposition du Ministre des Finances, les payeurs sont nommés par décret contresigné par le Ministre des Affaires Etrangères.

Les payeurs sont choisis parmi les Inspecteurs ou Contrôleurs Principaux du Trésor et ont rang de Conseiller d’Ambassade.

Article 7 : Les payeurs sont soumis aux dispositions de l’Ordonnance n° 25/PR du 18 juillet 1962 fixant les rôles et les responsabilités des comptables publics. Ils sont tenus de constituer un cautionnement et de prêter serment avant leur entrée en fonction.

Les payeurs sont soumis au même régime que les Trésoriers Régionaux tant en ce qui concerne leurs indemnités de responsabilité que du cautionnement à constituer.

Article 8 : En dehors des obligations résultant de leur fonction de comptable public, les payeurs sont astreints à toutes les sujétions auxquelles sont soumis les agents de Missions Diplomatiques et Consulaires. De ce fait, ils sont placés sous l’autorité directe du Chef de Mission, responsable de l’ensemble des services de celle-ci dont il contrôle les activités.

Article 9 : Quelqu’en soit le cas, les fonctions d’ordonnateur et de payeur ne doivent être assumées par une même personne. Toutefois, à titre exceptionnel lorsque les nécessités de service l’imposent, il peut être dérogé à cette règle par un décret contresigné par le Ministre des Finances et le Ministre des Affaires Etrangères pris sur rapport conjoint. Dans ce cas, la dérogation ne peut être consentie que pour une période n’excédant pas trois (3) mois.

Article 10 : Les payeurs disposent d’une caisse alimentée par les recettes consulaires d’une part et les approvisionnements effectués par la Trésorerie Générale d’autre part.

Le montant des approvisionnements ne peut dépasser le montant des crédits prévus pour chaque mission.

Les fonds doivent être déposés, en devises, dans une banque du lieu de résidence.

Les fonds ne peuvent être retirés du compte que sur présentation d’un chèque émis par le payeur,

revêtu de sa signature car il est pécuniairement responsable de sa gestion.

Les pouvoirs du payeur sont déposés auprès de la Banque suivant les formes prévues par les règlements du pays accréditaire.

Article 11 : Le montant des autorisations des dépenses à ouvrir en cours d’année au Chef du poste diplomatique ou consulaire est fixé par le Ministre des Affaires Etrangères dans la limite des crédits inscrits au budget pour chaque année.

Des autorisations de dépenses peuvent également être délivrées à la demande d’autres Ministres pour le règlement, sur leurs crédits, des dépenses concernant leur département.

Les avis d’autorisation de dépenses sont établis par le Ministère des Finances (Direction du Budget) à la demande du Ministère des Affaires Etrangères et des Ministères intéressés et adressés aux Chefs de Mission Diplomatique ou Consulaire par les soins du Ministre des Affaires Etrangères.

Article 12 : Les payeurs tiennent la comptabilité des engagements des dépenses. Ceux-ci ne peuvent en aucun cas dépasser les crédits ouverts par ‘’autorisation de dépenses’’.

Article 13 : Les payeurs ne peuvent être requis d’effectuer des paiements pour lesquels les pièces justificatives régulières n’auraient pas été produites. En cas de contestation, les payeurs rendent compte sans délai au Ministre des Finances qui leur donne toutes les instructions après décision commune avec le Ministre des Affaires étrangères.

Article 14 : Les payeurs versent mensuellement leur comptabilité à la Trésorerie Générale dans les formes prévues par les règlements en vigueur pour les Trésoreries Régionales. Ils tiennent leur comptabilité en F CFA.

 La situation de caisse de fin de mois et la copie du livre journal doivent obligatoirement avoir été contrôlées et certifiées conformes aux écritures par le Chef de Mission Diplomatique ou Consulaire.

A ces documents sont annexés et classés sous bordereau les pièces justificatives des dépenses et des recettes et le relevé des comptes de la banque où sont déposés les fonds de la paierie. Dans la zone hors francs CFA, il sera demandé à la banque où est ouvert le compte de la Paierie de fournir une attestation mensuelle mentionnant le taux de chaque officiel de la monnaie utilisée. Cette attestation est jointe comme document annexe lors du versement de comptabilité du payeur à la Trésorerie Générale.

Article 15 : Les payeurs sont chargés de la tenue de la comptabilité matière du patrimoine mobilier et immobilier à la disposition de l’Ambassade ou du Consulat.

Ils conservent dans leurs archives le double des actes d’immeubles par l’Etat et les baux régulièrement autorisés.

Article 16 : Les payeurs sont soumis aux contrôles périodiques du Ministère des Finances et du Ministère des Affaires Etrangères.

La vérification des caisses et des écritures des payeurs est effectuée :

• en fin d’année par le Ministère des Finances ;
• en cours de gestion, à l’initiative du Ministre des Finances ou du Ministre des Affaires Etrangères.

Les procès-verbaux sont communiqués au Ministre des Finances et au Ministre des Affaires Etrangères.

Article 17 : En leur qualité d’ordonnateur, les Chefs de Mission sont soumis aux dispositions de l’Ordonnance n° 21/F du 28 juin 1962 déterminant les responsabilités de gestion de crédit et créant une cour de discipline budgétaire.

Article 18 : Le présent décret abroge toutes les dispositions antérieures contraires, notamment le décret n° 290/P.CSM/FBM du 04 octobre 1976 relatif à la paierie auprès des Missions Diplomatiques et Consulaires du Tchad à l’étranger.

Article 19 : Le Ministre des Finances et de l’Informatique et le Ministre des Affaires Etrangères sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l’application du présent décret qui sera enregistré et publié au Journal Officiel.