Décret n°186/PR/INT/SEC/83 du 9 juillet 1983 portant organisation des services administratifs des préfectures et sous-préfectures

Décrète :

Article 1 : Les services administratifs des préfectures et sous-préfectures sont organisés conformément aux dispositions du présent décret.

Chapitre 1 : Des préfectures

Article 2 : L’organigramme des préfectures comporte les services énumérés ci-après :

• Le secrétariat particulier du préfet,
• Les affaires réservées,
• Le secrétariat,
• Le service des Armes et Munitions et débits de boissons,
• Le service des associations et autorisations diverses,
• Le service des domaines et mines,
• Le service des bâtiments et matériels,
• Le service du Centre de sous ordonnancement (CSO), des passages et de la tutelle communale,
• Le garage administratif,
• Les archives,
• Le service de gestion du personnel et de la fonction publique

Article 3 : Assisté de son adjoint, le préfet dispose d’un secrétariat particulier dirigé par un fonctionnaire classé au moins à la catégorie B, échelle 4.

Il est nommé par arrêté du Ministre de l’Intérieur et de la Sécurité.

Le secrétariat particulier comprend :

• Le bureau du chiffre,
• Le réseau de commandement,
• Le protocole et audience,
• Le courrier confidentiel,
• Le Journal de poste.

Article 4 : Sous l’autorité du préfet, l’adjoint au préfet traite les affaires réservées qui comportent :

• Les chefferies traditionnelles,
• Les affaires religieuses et coutumières,
• Les bulletins politiques et économiques,
• Le personnel.

Article 5 : Les autres services, dirigés chacun par un chef de service, sont supervisés par l’adjoint au préfet.

Les chefs de services prévus à l’alinéa précédent sont nommés par décision du préfet, à l’exception du chef de service du Centre de sous-ordonnancement et du chef de service de gestion du personnel de la fonction publique.

Article 6 : Le secrétaire particulier du préfet assure :

• La conservation des documents du chiffre ;
• L’exploitation des messages chiffrés ;
• Le fonctionnement régulier du Réseau de commandement ;
• L’organisation du protocole et des audiences ;
• La tenue du Journal de poste ;
• Le traitement du courrier confidentiel.

Article 7 : Le secrétariat assure la réception, la dactylographie et l’expédition du courrier ordinaire.

Article 8 : Le service des Armes, Munitions et Débits de boissons instruit les demandes :

• D’achat, de cession d’armes,
• D’ouverture et d’exploitation des établissements prévus par la loi n°2/61 du 2 mars 1961.

Il instruit les dossiers de licence de 5ème classe.

Article 9 : Le service des associations et autorisations diverses est chargé de l’étude des demandes d’agréent des associations, de naturalisation, des cartes de commerçants étrangers et de la délivrance des autorisations diverses (réunions, foires, circulations …).

Article 10 : Le service des domaines et mines instruit les dossiers :

• D’attribution des terrains urbains et ruraux ;
• Des permis de conduire et des cartes grises.

Article 11 : Le service des bâtiments et matériels veille à l’entretien des bâtiments administratifs et à la bonne tenue des matériels de l’État.

Article 12 : Le service de Centre de sous-ordonnancement (CSO), des passages et de la tutelle communale reçoit les attributions suivantes :

• Préparation du projet de budget de la préfecture et gestion des crédits mis à la disposition du préfet ;
• Préparation des réquisitions de transport ;
• Étude de toutes les questions à incidence financière ;
• Assiste le préfet en matière de tutelle communale.

Article 13 : Le garde administratif assure l’entretien de l’ensemble du parc automobile de la préfecture.

Article 14 : Le service des archives veille à la conservation de tous les documents à destination ou en provenance de la préfecture.

Article 15 : Le service de gestion du personnel de la fonction publique est chargé :

• D’instruire les dossiers d’avancement, de congé, de mutation et de toutes autres position susceptibles d’être occupées par les agents de l’État exerçant dans la préfecture ;
• De préparer les actes d’affectations des agents de l’État à l’intérieur de la préfecture sur instructions du préfet après avis des chefs de services concernés ;
• De veiller au classement et à la conservation des dossiers des agents de l’État en service dans la préfecture.

Article 16 : Par l’intermédiaire du préfet, le chef de service du personnel de la fonction publique devra adresser régulièrement et mensuellement au directeur de la fonction publique un rapport en vue de le tenir informé de la situation de l’organigramme de chaque service implanté dans la préfecture. Ce rapport fera ressortir la catégorie d’agents, les postes budgétaires pourvus et ceux restant vacants.

Article 17 : Ce service veillera auprès de chaque préfecture à l’application stricte des textes en vigueur en matière de gestion du personnel de l’État.

Chapitre 2 : Des sous-préfectures

Article 18 : L’organigramme des sous-préfectures comporte les services ci-après

• Les affaires réservées ;
• La greffe pour la justice de paix ;
• Le secrétariat ;
• L’état-civil et archives ;
• Le garage administratif.

Article 19 : Sous l’autorité du sous-préfet, l’adjoint traite les affaires réservées qui comprennent :

• Les chefferies traditionnelles ;
• Le personnel ;
• Les bulletins politiques et économiques mensuels ;
• Le courrier confidentiel ;
• Le Journal de poste.

Article 20 : La greffe est placée sous l’autorité directe du sous-préfet, juge de paix. Il est dirigé par un secrétaire-greffier.

Le secrétaire-greffier est chargé de la rédaction, de la conservation des documents judiciaires (conciliation, jugement, jugements supplétifs …) et de la tenue de divers registres.

Article 21 : Les autres services, dirigés chacun par un chef de service sont supervisés par l’adjoint au sous-préfet.

Les chefs de services prévus à l’alinéa précédent sont nommés par décision du sous-préfet.

Article 22 : Le secrétariat traite du courrier ordinaire à l’arrivée et au départ.

Article 23 : Le service de l’état-civil et des archives est chargé de :

• L’établissement des actes d’état civil ;
• La conservation des documents à destination ou en provenance de la sous-préfecture.

Article 24 : Le service des bâtiments et matériels veille à l’entretien des bâtiments administratifs et à la bonne tenue des matériels de l’État.

Article 25 : Le garage administratif s’occupe de l’entretien courant du parc automobile de la sous-préfecture.

Article 26 : Le présent décret abroge toutes dispositions antérieures contraires.

Article 27 : Le Ministre de l’Intérieur et de la Sécurité est chargé de l’application du présent décret qui sera enregistré et publié au Journal officiel de la République.

N’Djaména, le 9 juillet 1983

Par le Président de la République Hissein Habré

Le Ministre de l’Intérieur et de la Sécurité Tahir Guinassou