Arrêté portant création d'un Comité National d'organisation de la 65ème Session Ordinaire du Comité Régional de l'Organisation Mondiale de la Santé (OMS) pour la zone Afrique

Arrête :

Chapitre 1er: Dispositions générales

Article 1er: Il est créé un Comité National d’Organisation de la 65”’ Session Ordinaire du Comité Régional de l’Organisation Mondiale de la Santé (OMS) pour la zone Afrique prévue du 31 Aout au 5 septembre 2015 à Ndjamena.

Article 2 : LE comité se compose comme suit:

1. Président : Le Ministre de la Santé Publique ;
2. Vice –Président : Le Représentant de l’OMS
3. Membres:

• Le ministre des Affaires Etrangères et de l’Intégration Africaine ;
• Le Ministre de l’Administration du Territoire et de la Sécurité Publique ;
• Le Ministre des Finances et du Budget ;
• Le Ministre des Infrastructures, des Transports et de l’Aviation Civile ;
• Le Ministre de la Communication, Porte Parole du Gouvernement ;
• Le Ministre de l’Economie, du Commerce et du Développement Touristique ;
• Le Secrétaire d’Etat à la Santé Publique ;
• Le Conseiller chargé de la Santé Publique à la Présidence ;
• Le Conseiller chargé de la Santé et des Affaires Sociales à la Primature.

Chapitre 2 : Organisation et attributions

Article 3 : Le Comité National d’Organisation ~est assisté d’une Coordination Technique et de onze Commissions Spécialisées.

Article 4: La Coordination Technique a pour mission de préparer les réunions du Comité National

d’Organisation, de veiller à la coordination et au fonctionnement des différentes commissions et d’organiser le secrétariat lors des réunions du Comité Régional.

Article 5 : La Coordination Technique est assurée par le Secrétaire Général du Ministère de la Santé Publique assisté des Directions et Services dudit Ministère, des partenaires techniques et de l’OMS Tchad.

Article 6 : La Coordination Technique comprend onze commissions Spécialisées.

1- La Commission Médicale : La Commission Médicale a pour mission d’assurer la couverture médicale ;

2- La Commission Accueil et  Hébergement : La Commission Accueil Et Hébergement a pour mission de :

• Identifier les hôtels ;
• Faire les réservations ;
• Accueillir les participants à l’aéroport Et leur  installation ;
• Assurer la confirmation des vols.

3- La commission Sécurité: la Commission Sécurité est chargée de :

• Assurer la sécurité des participants durant tout leur séjour au Tchad en collaboration avec les services compétents ;
• Gérer l’enregistrement des participants ;
• Concevoir et délivrer les badges d’identification pour l’ensemble des participants ;
• Assurer la sécurité des sites.

4- La Commission Restauration : La Commission Restauration est chargée de coordonner l’ensemble des activités En rapport avec la restauration des participants. Elle assure notamment l’organisation et la gestion de :

• Rafraichissement dans les salles de réunions
• Pause café,
• Petit déjeuner, déjeuner
• Cocktails,
• Diners.

5- La Commission Transport : La Commission Transport est chargée de :

• Rendre disponible des véhicules requis pour la couverture du Comité Régional ;
• En collaboration avec la commission Accueil et Hébergement, assurer le transport des délégués ;
• Etablir un plan de ramassage quotidien des participants ;
• Assurer l’entretien et la propreté des véhicules ;
• Identifier le nombre de chauffeurs requis pour une couverture efficace de la conférence ;

6- La Commission Communication : la Commission Communication est chargée de :

• Assurer la couverture médiatique de la session ;
• Assurer la diffusion des spots télé et radio liés a la session ;
• Etablir un plan média de la conférence Identifier les organes de presse nationaux et internationaux devant couvrir la session ;
• Assurer la mise en place et le suivi du fonctionnement du centre de presse ;
• Faciliter la conception des matériels  promotionnels de la conférence ;
• Gérer l’ensemble des expositions prévues pendant la conférence.

7- La Commission Protocole : La Commission Protocole est chargée en collaboration avec le Ministère des Affaires Etrangères et les services de la Représentation de l’OMS, de :

• Identifier l’ensemble des VIP ;
• Proposer des scenarii protocolaires liés à la gestion des VIP ;
• Assurer la disponibilité des véhicules VIP et procéder à leur répartition ;
• Assurer l’accueil des VIP ;
• Gérer le salon d’honneur de l’aéroport de N’Djamena En collaboration avec les services compétents ;
• Elaborer les programmes de cérémonies plénière ;
• Proposer un plan d’occupation du podium pour les séances plénières ;
• Proposer un plan d’occupation de la salle des plénières par pays et organismes ;
• S’assurer de la disponibilité en quantité et qualité de l’ensemble des drapeaux des quarante Sept Etats membres de l’OMS pour la région Africaine ;
• Mettre en place en collaboration avec les services compétents un système efficace de gestion des visas d’entrée et de passeport ;
• Centraliser la gestion des hôtesses ;
• Assurer la décoration du site de la conférence.

8- La Commission Animation Culturelle : La Commission Animation Culturelle est chargée de :

Identifier et recommander les groupes socioculturels devant assurer cette animation ;

Gérer l’ensemble des manifestations culturelles prévues pendant la session : Organiser la visite des sites touristiques.

9- La Commission Finances : La Commission Finances est chargée de :

• Centraliser les besoins des commissions
• Elaborer et faire valider la budget de la  conférence ;
• Faciliter la mise en place des services bancaires sur le site de la session ;
• Centraliser les négociations avec les prestataires des services ;
• Produire le rapport financier de la 65ème Session du Comité Régional

10- La Commission Scientifique : La Commission Scientifique est en chargée en collaboration avec l’OMS de :

• Préparer les discours et les dossiers techniques des audiences ;
• Identifier les activités pertinentes susceptibles d’être organisées en marge de la conférence et les partenaires à mobiliser à cet effet ;
• Identifier les sites d’organisation des activités et en assurer l’organisation.

11. La Commission Logistique : La Commission Logistique est chargée de :

• Mettre à disposition Et gestion des équipements et consommables nécessaires à la bonne conduite de la conférence ;
• Elaborer un plan d’occupation spatiale du  centre de conférence ;
• Assurer la couverture internet des salles de réunions ;
• Assurer la reprographie et la distribution des documents de la conférence ;
• Assurer la gestion de la production et la distribution des pagnes de la session ;
• Assurer la gestion de la production des matériels promotionnels de la conférence En collaboration avec la commission communication.

Article 7: Le Comité National d’Organisation se réunit deux fois par mois et chaque fois que de besoin sur convocation de son Président.

Les Commissions Spécialisées se réunissent sur convocation de leurs Présidents respectifs chaque fois que de besoin, le coordonnateur organise la communication permanente entre les différentes commissions.

Article 8 : Il est dressé à la fin de chaque réunion du Comité d’Organisation, un rapport d’étape du coordonnateur.

Chapitre 4 : Dispositions diverses et finales

Article 9: Chaque commission spécialisée comprend un bureau composé COMME suit:

1. Un Président,
2. Un Vice Président,
3. Un Rapporteur
4. Un Rapporteur Adjoint,
5. Un Trésorier,
6. Des membres.

Article 10 : Les membres des bureaux des Commissions Spécialisées sont nommés par Décision du Président du Comité National d’Organisation.

Article 11 : Les dépenses nécessaires à l’organisation de la 65”’ Session Ordinaire du Comité Régional de l’OMS pour la zone Afrique au Tchad sont supportées par le budget général de l’Etat et par l’OMS.

Le budget du Comité est décaissé selon les procédures en vigueur après validation du Président du Comité National d’Organisation.

Le Ministre de la Santé Publique et le Ministre des Finances et du Budget sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l’exécution du présent Arrêté qui prend effet pour compter de la date de sa signature, et sera enregistré et publié au Journal officiel de la République.